Åtgärder för att korta handläggningstider vid NFC

Nationellt forensiskt centrum (NFC) arbetar fortlöpande med att korta handläggningstiderna för alla typer av ärenden. Samtidigt ökar antalet ärenden som kommer in till NFC kontinuerligt och det finns ingen tendens till att ökningstakten skulle plana ut.

Forensisk bevisning får allt större betydelse vid rättegångar och utredningar. Och trenden är tydlig; antal ärenden till NFC ökar ständigt. Samtidigt är komplexiteten i flera ärenden ofta större idag. Detta är givetvis en utmaning för NFC, som hela tiden arbetar aktivt för att korta handläggningstiderna. Arbetet har också i många delar lyckats, men utmaningar återstår.

Handläggningstiderna har på övergripande nivå under 2015 minskat med 3 dagar jämfört med året innan. Den största positiva förändringen av handläggningstiden återfinns inom drogområdet som minskat handläggningstiden med -24 % (3 dagar). På droganalyssektionen arbetar man idag efter modellen att de ”enkla och snabba” ärendena prioriteras. Det har gjort att man kan korta handläggningstiderna och samtidigt få mer tid över till de större och mer komplexa ärendena.

Nationellt Forensiskt Center, NFC, Linkping. Kriminalteknik, polistekniker
Droganalyssektionen har kraftigt minskat sina handläggningstider och idag kan 50 % av ärendena redovisas inom fyra dagar.

- Under våren har vi dessutom testat en ny rutin som innebär att narkotikaärenden blir tillgängliga för handläggning en dag tidigare från diariet. Det har gjort att 50 % av våra ärenden kan avslutas efter fyra dagar, säger Anna Stenfeldt Hennings som är sektionschef på Droganalyssektionen.

Även kemi och teknikområdet visar stora positiva förändringar och har minskat handläggningstiderna med 16 % (-26 dagar). Alexandra Ahrén på Vapen förklarar vad de har gjort för att korta sina handläggningstider.

- En sak vi har gjort är att vi brutit upp vår standardundersökning (V10). Den består av fyra undersökningar varav ID, funktionskontroll och vapenlagen går oftast fort att göra. Nu gör vi de tre undersökningarna först och kan då snabbare skicka en delredovisning till polisen. Den sista, FAP-registrering, tar längre tid och görs senare men då har polisen redan fått viktig information för att komma vidare i utredningen, säger Alexandra Ahrén.

Men vapengruppen gör mer än så. Med pilotprojektet ”Underrättelsebaserad vapenundersökning” kan NFC:s vapengrupp leverera ett förhandsbesked från en vapenundersökning på bara 24-48 timmar. Läs mer om projektet i nummer 1 2016 av Kriminalteknik.

Provskjutning av revolver p NFC, Nationellt Forensiskt Centrum i Linkping (SKL)
Vapengruppen i Kemi- och tekniksektionen har bland annat brutit isär deras vanligaste undersökning (V10) för att på så vis snabbare kunna leverera en delredovisning.

I Dokumentanalysgruppen inom ämnesområde urkund har man sedan tre år tillbaka arbetat med olika ärendeflöden. De ärenden, i vilka man redan vid mottagandet med en enkel undersökning kan se tydliga tecken på att en handling är falsk och referenshandlingar finns tillgängliga, klassas som ”snabba”. Målsättningen är att dessa ärenden, som motsvarar ca 40 % av ämnesområdets ärenden, från och med maj 2016 ska hanteras inom 24-48 timmar.

- Vi har skalat av i administrationen och gör klart allt från början istället för att lägga ärendet på kö. Vi har också tagit fram standardtexter för olika typer av utlåtanden och arbetsblad. Vissa finjusteringar kvarstår innan allt fungerar fullständigt men vi märker att vi har fått mer tid över till de mer komplicerade ärendena, säger gruppchef Helene Andersson.

Stort behov av rekryteringar

Målet på NFC är att komma ned till handläggningstider på 24-48 timmar. För att nå dit genomförs kontinuerligt åtgärder för att minska handläggningstiderna, vilket bland annat innefattar rekrytering, effektivisering, harmonisering av arbetsprocesser, resursoptimering och utökad kunddialog

Behovet av nyrekryteringar på NFC är stort och under 2015-2016 har hittills närmare 100 personer rekryterats. Siffran för 2015 var totalt 65 st varav 41 tillsvidareanställda. Hittills under 2016 har 21 personer rekryterats och 18 med tillsvidareanställning. Rekryteringen kommer att fortsätta de kommande åren.

Effektivisering och harmonisering av arbetsprocesser

Processen att implementera en enhetlig forensisk process pågår. I praktiken innebär detta effekthemtagning inom forensiska undersökningar samt ackreditering av all forensisk verksamhet.
Harmonisering innebär:

•  Undersökningar genomförs med samma och rätt kvalitet oberoende av undersökare och driftsställe

•  En ackrediterad verksamhet med gemensamma metoder och standardförfarande inom området

•  Undersökningar redovisas på ett harmoniserat sätt vilket underlättar för uppdragsgivaren

•  Handläggare har rätt och avstämd kompetens för ändamålet

•  Ärendefördelning inom hela Polisen möjliggörs, vilket förväntas ge högre resursutnyttjande och kortare handläggningstider

Nu pågår harmonisering och ackreditering av alla ämnesområden (11 st). I och med det implementeras ett flödesbaserat arbetssätt som involverar alla medarbetare. Hela verksamheten ska vara ackrediterad till 2020.

Ute på sektionerna pågår ett ständigt arbete med att effektivisera arbetet. På Biologisektionen har man bland annat förändrat NÄR olika analyser görs. Genom att fokusera på att göra en typ av undersökning i taget har man kunna minska liggtiderna ordentligt. Flera undersökningar har gjorts enklare med färre steg och robotar gör fler moment. Grupperna för Grova brott har delats upp i tre istället för som tidigare två. Hanna Elnegard förklarar varför.

- Den stora fördelen med mindre grupper är att det är enklare att bygga en team-känsla. Med grupper på 15-17 personer är det enklare att arbeta tillsammans och grupperna planerar själva sitt arbete i större utsträckning idag och styr i vilken ordning de ska göra saker. Det har gett stor effekt och många upplever att det är roligare att arbeta nu när de är ett tydligare team, säger Hanna Elnegard. 

Resursoptimering och utökad kunddialog

NFC arbetar för att skapa resursoptimering i alla led, från brottsplats till domstol. Rätt material ska skickas in i rätt tid och rätt undersökningar ska utföras. Kommunikationen med uppdragsgivaren är avgörande i detta arbete. Tidig dialog i ärendet med polis och åklagare är särskilt viktigt vid utredningar rörande grova brott.

- Vi har mer kontrakt med uppdragsgivaren idag och vi gör tydligare prioriteringar från början för att få bästa resultat men också för att undvika onödiga analyser, säger Hanna Elnegard gruppchef på Grova brott på Biologen.

Det behöver finnas en transparens igenom hela rättskedjan. NFC har därför inrättat Forensiska rådet vars uppgift är att vara ett kundforum. Rådet består av representanter från organisationer som är intressenter till Polismyndighetens forensiska verksamhet, där ingår bland annat representanter för Åklagarmyndigheten, domstolsväsendet, Advokatsamfundet, Rättsmedicinalverket, Ekobrottsmyndigheten, Kustbevakningen och Tullen, SÄPO samt andra avdelningar inom Polisen.

För att kunna fortsätta arbetet med att korta handläggningstiderna framgångsrikt behövs ett fortsatt gott samarbete med uppdragsgivare och åklagare och bra kravställare. NFC behöver dessutom omgående meddelas när ärenden läggs ner.